- Snel schakelen, organiseren, ontzorgen en ondersteunen: dit kenmerkt jou.
- Word onderdeel van een enthousiast secretariaat bestaande uit vier management assistenten.
- Maak het verschil binnen een organisatie met maatschappelijke impact.
Wij kunnen op jou als Management Assistent rekenen bij het:
- (pro)actief ontzorgen van ons managementteam;
- beheren van complexe agenda’s;
- behandelen van e-mails;
- notuleren tijdens werkoverleggen;
- ondersteunen van projecten;
- ondersteunen van HR-gerelateerde zaken en facturatie;
- vervangen van je collega’s bij afwezigheid.
Hoe ziet dat er, iets concreter, uit?
Je maakt (op eigen initiatief) afspraken waarbij meerdere partijen op verschillende niveaus betrokken zijn. Je maakt zelf inschattingen van volgorde en duur van deze gesprekken.
Voorafgaand aan vergaderingen controleer je de vergaderstukken op volledigheid en juistheid, en je deelt deze tijdig met de MT-leden. Daarnaast heb je nog andere secretariële taken, zoals het regelen van faciliteiten via het zelfserviceportaal bij in- en externe overleggen en werkbezoeken.
Ook draag je zorg voor processen op het gebied van Inkoop en HR.
Bij complexe overleggen met meerdere deelnemers kun je gevraagd worden de verslaglegging voor je rekening te nemen. Je monitort de voortgang op actiepunten zoals afgesproken in het managementteam en/of andere interne overleggen. Je verzorgt de samenstelling van de vergaderstukken van deze overleggen.
Je bent iemand graag zoveel mogelijk uit handen neemt. Je staat stevig in je schoenen, bent stressbestendig, kan goed prioriteiten stellen, structuur aanbrengen en het overzicht bewaken. Je wordt gekenmerkt door de volgende eigenschappen: proactief, evenwichtig, zelfstandig en positief. Een echte teamspeler die er altijd voor open staat om elkaar te helpen.
Daarnaast vragen we het volgende:
- Je hebt een afgeronde mbo-opleiding in een secretariële richting.
- Je hebt ervaring in de functie van Management Assistent.
- Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift.
- Je bent digitaal vaardig en werken met MS Office en Teams is bekend terrein voor je.
Jouw uitdaging, balans en groei: het heeft onze aandacht. Kansen en mogelijkheden om te groeien als persoon en als professional zijn er genoeg. Aan jou de taak om ze te pakken. Ook kan jij bij jouw start als Management Assistent (op basis van een 36-urige werkweek) rekenen op:
- elke maand maximaal € 4.381,00 brutosalaris (fulltime is bij de SVB 36 uur per week).
- 16,33% individueel keuzebudget. Jij kiest zelf hoe je dit inzet: wil je bijvoorbeeld meer salaris, een sabbatical, meer pensioen opbouwen of meer verlofdagen? Aan jou de keuze.
- ruim 5 weken vakantie per jaar.
Er is nog meer. Ga voor een compleet overzicht naar http://www.werkenbijdesvb.nl/vacatures/arbeidsvoorwaarden
Van kinderbijslag tot AOW-pensioen: namens de overheid en samen met 4.500 collega’s maken we het mogelijk om de volksverzekeringen uit te betalen. Dat betekent dat we elk jaar 62 miljard euro overmaken aan zo’n 5,6 miljoen mensen. Op tijd, eerlijk en efficiënt.
Als onderdeel van het secretariaat ben jij het eerste aanspreekpunt en zorg je ervoor dat de dagelijkse gang van zaken soepel verloopt. In ons team is de sfeer collegiaal en betrokken. We staan voor elkaar klaar, delen kennis en zorgen er samen voor dat de directie en de organisatie optimaal worden ondersteund.
Het secretariaat bestaat uit vier management assistenten en wordt aangestuurd door de directiesecretaris. Je wordt -naast de werkzaamheden van het secretariaat- gekoppeld aan één of meerdere MT-leden van de directie Bedrijfsvoering. De directie Bedrijfsvoering bestaat uit diverse afdelingen: HR, Finance & Control, Facilities, Service Center Data en Inkoop & Contract- en Leveranciersmanagement.
We werken met elkaar samen en ontmoeten elkaar op kantoor. Daarnaast is het in overleg met je team en je leidinggevende ook mogelijk om deels thuis te werken. Je wordt een collega van Linda. Benieuwd hoe zij het werken bij ons ervaart?
Voor een Management Assistent bij het secretariaat Bedrijfsvoering wisselen rustige dagen mét structuur zich soms af met drukke dagen zonder structuur, mét vollopende mailboxen en spoedklusjes tussendoor. Zie je dát als een leuke uitdaging en blijf je ondanks alle chaos rustig met humor samenwerken met ons -je drie collega management assistenten én al onze managers- dan zal deze baan je echt veel plezier en voldoening geven.
De SVB wil een diverse en inclusieve organisatie zijn, waar iedereen zich thuis voelt. Een afspiegeling van de samenleving. Onze doelgroep is immers ook divers. Teams met diversiteit waar iedereen ertoe doet maken ons effectiever, creatiever en zorgen voor betere dienstverlening.
Wil jij als Management Assistent het verschil maken binnen de SVB: een organisatie met maatschappelijke impact? Reageer uiterlijk woensdag 1 oktober op deze vacature. Je krijgt meteen een bevestiging van jouw sollicitatie. En daarna? De week erna hoor je of wij samen de volgende stap(pen) zetten.
Een VOG-screening maakt onderdeel uit van het proces.
Heb je eerst nog vragen? Stel deze aan Anne via abesselink@svb.nl.
Sollicitatieproces
Stap 1 van 5
Ontvangstbevestiging
Je krijgt direct een bevestiging dat we alles in goede orde hebben ontvangen.
Stap 2 van 5
Eerste reactie
Wij bekijken je sollicitatie zorgvuldig en binnen 10 werkdagen weet je of we je uitnodigen voor een (online) gesprek.
Stap 3 van 5
Kennismakingsgesprek
Dit gesprek staat in het teken van kennismaken. Jouw kennismaking met ons én uiteraard andersom.
Stap 4 van 5
Het 2e gesprek
We zijn allebei enthousiast. In dit gesprek gaat het meer om de details. Jij bent scherp in je verdiepende vragen en wij vragen kritisch door.
Stap 5 van 5
Arbeidsovereenkomst
Zijn we beiden enthousiast?! We zetten alles in het werk om je inzicht te geven in de concrete arbeidsvoorwaarden en ontvang je arbeidsovereenkomst.
Gerelateerde vacatures
Facilitair Medewerker
- Arbeidsduur: 32 tot 36 uur
- Salaris: 2.762,- tot 3.270,-
- Opleidingsniveau: mbo
- Locatie: Leiden
Gebouw- en Werkplekbeheerder
- Arbeidsduur: 36 uur
- Salaris: 3.211,- tot 3.927,-
- Opleidingsniveau: mbo
- Locatie: Rotterdam