Management Assistent Bedrijfsvoering

Jij doet het

Ben jij iemand die houdt van snel schakelen? Ben jij georganiseerd en passen de woorden praktisch en flexibel perfect bij jou? Dan zien we je graag bij het secretariaat van de directie Bedrijfsvoering!

De directie Bedrijfsvoering kenmerkt zich door een breed spectrum aan taken en verantwoordelijkheden, en daarmee ook door een grote diversiteit van functies en medewerkers.  Van opleiden tot het opmaken van de jaarrekening, van het afsluiten van een CAO tot gebouw- en werkplekbeheer. De medewerkers van de directie Bedrijfsvoering zijn trots op hun werk, en met recht. Door hun werk worden alle medewerkers van de SVB, van de medewerker serviceteam tot aan de Raad van Bestuur, ondersteund en gefaciliteerd zodat zij op hun beurt kunnen waarmaken waar we als SVB van zijn: zorgen dat onze klanten op tijd krijgen waar ze recht op hebben.

Een directie als deze kan niet zonder een enthousiast secretariaat dat ondersteunt, regelt en ontzorgt. Het huidige secretariaat bestaat uit vier management assistenten en wordt aangestuurd door de directiesecretaris. Jij zult voornamelijk werken voor de manager (en de afdeling) Facilities. 

Wij kunnen op je rekenen bij het:

• (pro)actief ontzorgen van ons managementteam;
• Beheren van complexe agenda’s;
• Behandelen van e-mails;
• Notuleren tijdens werkoverleggen.
• Ondersteunen van HR-gerelateerde zaken en facturatie;
• Het vervangen van je collega managementassistenten bij afwezigheid

Het beheer van een complexe agenda zie je als een uitdaging. Je maakt (op eigen initiatief) afspraken waarbij meerdere partijen op verschillende niveaus betrokken zijn. En je maakt zelf inschattingen van volgorde en duur van deze gesprekken. Voorafgaand aan vergaderingen controleer je de vergaderstukken op volledigheid en juistheid, en je deelt deze tijdig met de MT leden. Daarnaast heb je nog andere secretariële taken. Bijvoorbeeld het regelen van faciliteiten via het zelfserviceportaal bij in- en externe overleggen en werkbezoeken. Ook draag je zorg voor processen op het gebied van inkoop en HRM.

Bij complexe overleggen met meerdere deelnemers kun je gevraagd worden de verslaglegging voor je rekening te nemen. Je monitort de voortgang op actiepunten zoals afgesproken in het managementteam en/of andere interne overleggen. Je verzorgt de samenstelling van de vergaderstukken van deze overleggen.