Management Assistent Bedrijfsvoering

  • Arbeidsduur: 32 tot 36 uur
  • Salaris: 3.414,- tot 4.253,-
  • Opleidingsniveau: mbo+, hbo, hbo+, mbo
  • Locatie: Amstelveen
Reageer uiterlijk: 31-07-2024

Ben jij een ervaren, proactieve, zelfstandig werkende managementassistent/secretaresse die van aanpakken weet en snel kan schakelen? Dan zoeken wij jou!

3 redenen waarom dit jouw baan is

  • Omdat je een echte 'duizendpoot' bent en je je niet gek laat maken door de waan van de dag (en agenda's).
  • Jij denkt graag mee over hoe het anders en beter kan.
  • We geven je graag verantwoordelijkheid en jij komt zo het best tot je recht.

Jij doet het

Ben jij iemand die houdt van snel schakelen? Ben jij georganiseerd en passen de woorden praktisch en flexibel perfect bij jou? Dan zien we je graag bij het secretariaat van de directie Bedrijfsvoering!

De directie Bedrijfsvoering kenmerkt zich door een breed spectrum aan taken en verantwoordelijkheden, en daarmee ook door een grote diversiteit van functies en medewerkers.  Van opleiden tot het opmaken van de jaarrekening, van het afsluiten van een CAO tot gebouw- en werkplekbeheer. De medewerkers van de directie Bedrijfsvoering zijn trots op hun werk, en met recht. Door hun werk worden alle medewerkers van de SVB, van de medewerker serviceteam tot aan de Raad van Bestuur, ondersteund en gefaciliteerd zodat zij op hun beurt kunnen waarmaken waar we als SVB van zijn: zorgen dat onze klanten op tijd krijgen waar ze recht op hebben.

Een directie als deze kan niet zonder een enthousiast secretariaat dat ondersteunt, regelt en ontzorgt. Het huidige secretariaat bestaat uit vier management assistenten en wordt aangestuurd door de directiesecretaris. Jij zult voornamelijk werken voor de manager Finance & Control en het managementteam Finance & Control.

Wij kunnen op je rekenen bij het:

  • (pro)actief ontzorgen van ons managementteam;
  • Beheren van complexe agenda’s;
  • Behandelen van e-mails;
  • Notuleren tijdens werkoverleggen.
  • Ondersteunen van HR-gerelateerde zaken en facturatie;
  • Het vervangen van je collega managementassistenten bij afwezigheid

Het beheer van een complexe agenda zie je als een uitdaging. Je maakt (op eigen initiatief) afspraken waarbij meerdere partijen op verschillende niveaus betrokken zijn. En je maakt zelf inschattingen van volgorde en duur van deze gesprekken. Voorafgaand aan vergaderingen controleer je de vergaderstukken op volledigheid en juistheid, en je deelt deze tijdig met de MT leden. Daarnaast heb je nog andere secretariële taken. Bijvoorbeeld het regelen van faciliteiten via het zelfserviceportaal bij in- en externe overleggen en werkbezoeken. Ook draag je zorg voor processen op het gebied van inkoop en HRM.

Bij complexe overleggen met meerdere deelnemers kun je gevraagd worden de verslaglegging voor je rekening te nemen. Je monitort de voortgang op actiepunten zoals afgesproken in het managementteam en/of andere interne overleggen. Je verzorgt de samenstelling van de vergaderstukken van deze overleggen.

Jij bent het

Een echte spin in het web die graag zoveel mogelijk uit handen neemt. Of je nou een denker of een doener bent, jij grijpt alle kansen die de SVB biedt als het gaat om je eigen ontwikkeling. Omdat we een organisatie zijn die midden in de maatschappij staat, vraagt dit veel van ons én van jou. Moeiteloos verander jij mee met de veranderingen in de samenleving. Ook ben je flexibel en proactief. Kwaliteiten die je in wilt zetten om een positieve impact in de maatschappij te hebben. En:

Je staat stevig in je schoenen, bent stressbestendig, kan goed prioriteiten stellen, structuur aanbrengen en het overzicht bewaken.

Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift en bent representatief. Je bent digitaal vaardig en werken met MS Office en Teams is bekend terrein voor je. Daarnaast heb je een proactieve, evenwichtige, zelfstandige en positieve persoonlijkheid. Een echte teamplayer die er altijd voor open staat om elkaar te helpen.

Welke kansen bieden we jou?

Je krijgt alles wat nodig is om je functie goed uit te voeren. Jouw uitdaging, balans en groei: het heeft onze aandacht. Kansen en mogelijkheden om te groeien als persoon en als professional zijn er genoeg. Aan jou de taak om ze te pakken. Bovendien kan jij (op basis van een 36-urige werkweek) ook rekenen op een bruto maandsalaris tot maximaal € 4.253,- euro (schaal 6). Inschaling is op basis van ervaring en geschiktheid. Het betreft een functie voor 32-36 uur. 

Hiernaast kun je ook rekenen op:

  • een Individueel Keuzebudget (IKB) bestaande uit 8% vakantie-uitkering en 8,33% eindejaarsuitkering. 
  • ruim 5 weken vakantie
  • flexibele werktijden. 4 x 9 uur behoort tot de mogelijkheden
  • waar je werkt, thuis of op locatie, stem je af met je team
  • we stimuleren duurzaam vervoer en reiskostenvergoeding woon-werk is flexibel ingericht; afhankelijk van jouw situatie, kies je voor het OV, fietsen, wandelen of de auto
  • een fietsregeling waarbij tot maximaal € 2.000,- gespaard kan worden voor de aanschaf van een fiets
  • voor de dagen dat je thuiswerkt, ontvang je een vergoeding van € 2,15 netto per dag
  • daarnaast ontvang je een tegemoetkoming in de kosten voor thuiswerken (zoals internet) van € 30,- netto per maand
  • een vergoeding van 45 euro bruto per maand op je zorgverzekering
  • collectiviteitskortingen bij ziektekosten- en/of arbeidsongeschiktheidsverzekering
  • volop ontwikkelmogelijkheden: een ontwikkelbudget voor persoonlijke ontwikkeling van € 3.000,- per 3 jaar en een opleidingsbudget per afdeling
  • collectiviteitskortingen bij ziektekosten- en/of arbeidsongeschiktheidsverzekering
  • een solide pensioenregeling bij ABP (27% opbouw waarvan de werkgever twee-derde betaalt)

Jouw werkomgeving

Van kinderbijslag tot AOW-pensioen: wij betalen namens de overheid de volksverzekeringen uit. Elk jaar gaat het om 50 miljard euro die we overmaken aan zo'n 5,7 miljoen klanten. Op tijd, eerlijk en efficiënt.

Vanaf 11 locaties maken we ons sterk voor de beste dienstverlening aan onze klanten. Dit doen we met zo'n 4.000 betrokken en kundige collega's. De teams vullen elkaar aan en maken zo samen het verschil. Een baan bij de SVB biedt kansen voor denkers en doeners met initiatief.

Jouw werkplek is in Amstelveen, dicht bij het station en centrum.

Thuis werken of op kantoor? Bij de SVB noemen we dit 'Bewust Werken'. Dit gaat verder dan alleen een afweging maken tussen werken op kantoor of thuis (hybride). Met Bewust Werken maak je in overleg met je team en leidinggevende een professionele en bewuste afweging over hoe, waar, wanneer, met wie en met welke middelen jij jouw resultaten optimaal kunt behalen, zowel kwalitatief als kwantitatief. Hierin staat niet alleen het klantbelang voorop maar worden ook de belangen van onze organisatie, de teams en de medewerkers meegewogen. Er is geen dicht getimmerd plan, maar we willen Bewust Werken realiseren door te experimenteren en te leren.

Meer weten?

Wil je eerst nog meer informatie of even sparren? Voel je vrij om onze recruiter Mike Raaijmakers te benaderen op 0624218651.


 

Solliciteren: jij pakt deze kans

Solliciteer direct op deze functie van Management Assistent. We hopen snel van je te horen! 

Opmerking acquisitie en VOG

Een aanvraag VOG maakt onderdeel uit van onze procedure. 

We ontvangen liever geen commerciële benaderingen op basis van deze vacature. 

Sollicitatieproces

Ontvangst-
bevestiging

Eerste reactie

Kennismakings-
gesprek

2e gesprek

Arbeids-
overeenkomst

De SVB, de uitvoerder van volksverzekeringen in Nederland